El día de hoy veremos tres nuevas ideas que puedes implementar en tus libros de Excel para reducir su tamaño y de esa manera mejorar su performance y las posibilidades de compartirlos con tus compañeros.
Recuerda que también encontrarás consejos en la primera parte de esta serie: Aprende a Reducir el Tamaño de tus Libros de Excel (Parte 1).
En este artículo, te contaré cómo puedes eliminar la memoria cache de tus tablas dinámicas, comprimir imágenes, y un nuevo formato para almacenar tus libros de Excel de forma más eficiente.
Eliminar la memora cache de tus tablas dinámicas
La memoria caché son los datos que Excel almacena de tus datos de origen al crear tablas dinámicas para que las mismas se actualicen más rápidamente cuando modifiques su estructura. Si tu libro contiene varias tablas dinámicas con muchos datos, puedes considerar la opción de eliminar esta “memoria intermedia” para ahorrar datos, que de algún modo se duplican de tus datos de origen (tablas).
Deberás dirigirte a tu tabla dinámica, y haciendo click derecho sobre la misma, seleccionar Opciones de tabla dinámica.
En la ventana que se abrirá a continuación, localiza la pestaña Datos, y deshabilita la casilla “Guardar datos de origen con el archivo”.
Lo bueno, es que esta configuración se aplicará automáticamente a todos las tablas dinámicas que utilicen los mismos datos de origen, agilizando el proceso. Como contrapartida, puedes observar un tiempo de actualización superior al modificar tus datos.
Comprimir imágenes
Si tu libro contiene imágenes, puede ocurrir que su resolución exceda lo que realmente resulta aprovechable para presentar tu trabajo. Puedes considerar comprimirlas, lo cual reduce su resolución (y con ello, su tamaño), y con ello tener mejoras significativas en el tamaño general del archivo.
Selecciona una imagen, dirígete a Formato de imagen, y el apartado Ajustar, selecciona el botón Comprimir imágenes.
Bajo Resolución, encontrarás distintas opciones. La unidad ppp o ppi significa píxeles por pulgada (pixels per inch): la densidad de información que tiene la imagen. Cuanto más baja, menos información se conserva, pero más liviana es la imagen. Si bien incluso la resolución más baja permitirá divisar claramente la imagen, dependiendo de su contenido puedes requerir opciones más conservadoras.
Si observas una menor cantidad de opciones disponibles, se debe a que la resolución de la imagen no es máxima, pero puede reducirse aún más.
Tip: si deseleccionas la primera casilla “Aplicar solo a esta imagen”, la configuración elegida se aplicará a todas tus imágenes, con lo que podrás agilizar este proceso.
Guarda el archivo como xlsb
El libro binario de Excel es uno de los formatos de guardado de Excel, que permite reducir hasta en un 50% el peso del archivo. Este formato fue diseñado para acelerar la apertura del mismo y la resolución de los cálculos.
Puedes elegir esta opción desde Guardar como…, con la extensión .xlsb. Ten presente que los archivos binarios pueden contener macros, pero no muestran esa información de inmediato, como el formato .xlsm. Ten precaución al utilizarlos.
