¿Alguna vez te ha sucedido que no logras enviar un archivo a través de email o incluso la nube, debido al excesivo tamaño de tu libro? Más allá del problema que esto representa en el sentido más evidente, un archivo pesado representará otra serie de problemas adicionales, como mayor tiempo de procesamiento para devolver un resultado o cálculo de una fórmula, un funcionamiento inestable o errores de distintos tipos: un gran tamaño de archivo es un síntoma de otros problemas de fondo.En este artículo, te compartiré algunas ideas para que explores en tu archivo, en búsqueda de lograr solucionar este problema.
Si un libro de Excel ha estado dando vueltas durante largo tiempo en tu trabajo, lo más posible es que en ese periodo haya incorporado los vicios de los diferentes usuarios: algunos por inexperiencia, otros por simplemente tener otras formas de trabajo. Datos y cálculos inservibles pueden acumularse en distintos puntos.
Atención: antes de implementar las siguientes ideas, es una buena idea trabajar sobre una copia del archivo, nunca sobre una versión definitiva o de trabajo que necesiten tus compañeros. Si luego de implementarlos, verificas que todo funciona correctamente, es una buena idea llevar la propuesta explicando las diferencias de peso y rendimiento, con el acuerdo de las partes interesadas.
Algunas pistas de dónde puedes buscarlos para eliminarlos:
- Explora las hojas ocultas del libro. Puedes mostrarlas a través de click derecho > Mostrar… y allí verás el listado completo.
- Explora las reglas de formato condicional que están aplicadas en tu libro: con el tiempo, puede ocurrir que las reglas se dividan en varias del mismo tipo, pero aplicadas en distintos rangos. Esto incrementa exponencialmente la complejidad de tu archivo. Revisa las reglas aplicadas en Inicio > Estilos > Formato condicional. Evalúa si las reglas pueden simplificarse o eliminarse, si hubieran quedado obsoletas.
- Haz lo mismo sobre los nombres de rangos de tu libro. Explora en Fórmulas > Nombres definidos > Administrador de nombres. ¡Me ha ocurrido de encontrar nombres de rango con caracteres en japonés! Efectivamente el formato había dado la vuelta al mundo. Esto genera necesidades de cómputo innecesarias para mantenerlos en memoria, incluso si tus datos han mutado con el tiempo o ya no existan.
- Evalúa críticamente las imágenes presentes, y gráficos. ¿Existen algunas que ya no sean necesarias? Su actualización permanente, en el caso que no lo sean, perjudica el rendimiento de tu libro.
En el próximo artículo, veremos nuevas ideas concretas para seguir implementando en tus libros.
