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Configurando la Impresión Perfecta de un Libro de Excel

Aunque vivimos en una era digital, a veces todavía es necesario imprimir datos, tablas, gráficos, o información de cualquier tipo que hayamos procesado en Excel. Especialmente si estamos hablando de informes financieros, gráficos estadísticos, o simplemente porque preferiremos analizar la información en formato físico. Sin embargo, Excel es muy flexible y las hojas pueden volverse rápidamente muy extensas, lo que puede complicar las tareas de impresión. A continuación, detallaremos el proceso para configurar y preparar tu libro de Excel para imprimirlo de la mejor manera posible en cada caso. Paso 1: Revisión Preliminar Antes de imprimir, debes revisar cómo quedará el documento una vez impreso. Excel ofrece dos opciones para ello: a. Ve a la pestaña "Archivo", luego elige "Imprimir". Aquí puedes ver cómo se verá tu documento antes de imprimirlo. b.    Utiliza la opción 'Diseño de Página'. Esta perspectiva te dará una vista preliminar de cómo se verá tu libro

Conviértete en un experto en gráficos – Parte II

Esta es la 2da parte de la serie Conviértete en un experto en gráficos.
Ahora que ya conoces cuáles son los tipos de gráficos que existen, estás a mitad de camino para optimizar la comunicación de tus datos: lo que necesitas saber a continuación, es cómo reducir conceptos extensos y complejos, a ideas sintéticas y visuales.
Es cierto que al sentarnos a desarrollar un gráfico podemos sentir un impulso de cargarlo de información y datos, creyendo que eso le dará una apariencia más profesional. La mayor parte de las veces, ocurrirá lo contrario, y esto rara vez será de importancia o utilidad para nuestro interlocutor. Quien vea el gráfico debe quedarse con la sensación de haber aprendido mucho rápidamente, y por lo general aplicaremos este criterio en nuestro trabajo: mantenerlo simple. Sin embargo, hay una trampa: simple no quiere decir fácil.
En las próximas dos secciones, nos ocuparemos de revisar las mejores prácticas para elaborar gráficos, y algunos de los elementos principales que podremos manipular para comunicar de manera efectiva nuestros datos.
Veamos qué podemos aprender de la transición entre los siguientes dos gráficos sencillos, que representan el mismo cuerpo de datos, dejando de lado lo que es exclusivamente estético, donde puedes ser creativo/a:

Empleamos un título descriptivo pero sintético: no repetimos información que puede estar incluida en otra parte del gráfico (por ejemplo, el intervalo de años, que podemos verificar en el eje horizontal). Más aún, tendríamos que cambiar o ajustar la información del título si luego, por ejemplo, agregamos o quitamos años. Lo importante: incluir la información que no figura en los datos o ejes, para que el gráfico pueda sostenerse por sí mismo.

Utilizamos escalas en los ejes. Un valor tan elevado para el uso cotidiano como el de $100.000.000.000 puede ser difícil de absorber y requerir leerlo varios segundos antes de interpretarlo. Es más sencillo 100 mil millones de USD. Incluso, en el primer gráfico, ¡existen cifras decimales! Estas no cumplen ningún propósito aquí, incluso en el segundo gráfico.

Relacionado con lo anterior, utilizamos cifras significativas: una señal de alerta es ver demasiados ceros en valores enteros, o varios dígitos después de una coma. Piensa críticamente cuánto te aporta cada dígito. Un valor más exacto para el año 2003 hubiera sido 412,221 miles de millones de USD. Sin embargo, en el orden de magnitud que estamos hablando, esta cantidad no me aporta información adicional y puede resultar confusa.

No empleamos símbolos en los ejes. Esto puede ser una preferencia personal, pero suelo indicar la unidad en el título del eje (USD) en lugar de repetir el símbolo ($) en las etiquetas de datos y a lo largo de todos los valores del eje.

Utilizamos títulos de ejes. Aquí desde luego es importante el título del eje vertical (monto de deuda total, moneda y escala). Hay quien podría incluir también el nombre del eje horizontal, indicando “Año”, pero este dato se interpreta del contexto en este gráfico particular.

Podemos utilizar etiquetas de datos. En este caso, no me resultaba de demasiado interés conocer el monto de deuda año a año, sino ver de qué manera había variado (crecido) en el periodo analizado. Los datos de años intermedios pueden inferirse utilizando los ejes, y únicamente destacamos los extremos. Asimismo, si hubiera un pico intermedio (un valor máximo y/o mínimo entre el valor inicial y final), también podría resultar útil incluirlo, sobre todo si queremos destacarlo.

Por el tipo de gráfico que estamos trabajando, podemos omitir la leyenda, que no nos aporta información adicional. En gráficos con varias categorías, es recomendable mantenerla.

En la próxima sección de esta serie, repasaremos los elementos que componen un gráfico a través de un nuevo ejemplo, para observar las mejores prácticas que puedes comenzar a aplicar ahora mismo en tus proyectos.

¡Nos vemos allí!