Que una fórmula arroje un resultado erróneo en Excel no debería ser motivo de sorpresa: puede ocurrir en cualquier momento, sin importar el nivel de experiencia que tengamos. Lo que muchas veces podemos dominar, sin embargo, es el tiempo que nos lleve identificar, caracterizar y solucionar dicho error.
Desde luego, habernos equivocado en primer lugar también ayudará a que la frecuencia disminuya drásticamente con el aprendizaje ganado.
La intención de los siguientes artículos es proponerte herramientas para que la próxima vez que te encuentres ante una situación semejante, sepas cómo actuar para evitar el pánico, reconociendo ayudas dentro y fuera de Excel para lograr una solución rápida que no interrumpa tu flujo de trabajo ni demore la entrega de resultados.
¿Qué es un error?
Se trata de un resultado que difiere de lo esperado. En la vida, puede tratarse de una equivocación al actuar, un fallo de un sistema, una medición que no se condice con la realidad. Para el caso de Excel, hablamos de la salida de un proceso de cálculo o cómputo que difiere de lo que nos marca la teoría o nuestra expectativa para dicho resultado. En cualquier caso, estamos de acuerdo en que es un efecto indeseable en cualquiera de sus formas.
Retomando el caso de Excel, podemos clasificar los errores de la siguiente manera:
- Errores explícitos: los reconocemos por el mensaje de error en sí. Por ejemplo, a continuación, hemos querido calcular un promedio pero recibimos el siguiente mensaje de error:
- O puede tratarse de un resultado que cumple con las reglas generales esperadas, pero cuyo resultado no es en realidad el correcto. Por ejemplo, una división que arroja un resultado numérico, pero que no es en sí el que estábamos buscando.
Piensa el siguiente ejemplo, donde hemos calculado el promedio de calificaciones de María. ¿Podemos fiarnos del resultado o consideras que se ha cometido un error? De ser así, ¿sospechas cuál puede ser?
Estos últimos casos requieren que prestemos mayor atención ya que Excel nos devolverá un resultado (y no un mensaje de error), por lo que para percatarnos del error cometido deberemos comprender el proceso de cálculo realizado. Excel nos agilizará de manera increíble los tiempos de cálculo, pero para ello debemos suministrarle entradas y procedimientos correctos. En inglés, se conoce como “garbage in – garbage out”, o “entra basura – sale basura”. Si nuestros datos o nuestras fórmulas no son confiables, seguramente tampoco lo sean nuestros resultados.
En muchos sitios especializados en Excel, encontrarás tratados únicamente los errores típicos del programa, es decir, errores #¡REF!, #¡NUM!, #N/A, entre otros.
Sin embargo, los errores en los procesos de cálculo que no arrojan un mensaje de error son igual de importantes, y conocerlos y resolverlos te ahorrará tener que dar un montón de explicaciones incómodas y frustración. A pesar de que son los más difíciles de erradicar, existen estrategias que puedes aplicar para facilitar la creación y auditoría de tus fórmulas.
En base a lo anterior, te propongo que nos acompañes en el siguiente camino que te ayudará a gestionar y solucionar errores en planillas de cálculo, a lo largo de los siguientes artículos:
- ¿Cuáles son los errores propios de Excel? Discutiremos acerca de los errores #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, entre muchos otros, cuándo ocurren, y cómo solucionarlos.
- ¿Con qué herramientas contamos dentro de Excel para evaluar fórmulas y resolver errores? Utilizaremos las herramientas de auditoría de fórmulas dentro del programa.
- Herramientas fuera de Excel para entender y solucionar errores. Utilizaremos la documentación para resolver los casos más complicados
- Mejorar nuestro proceso de cálculo y creación de funciones. En la sección final, aprenderemos las estrategias más robustas para resolver los errores en nuestros procedimientos de cálculo que Excel no alerta.
Hasta entonces, te invito a reflexionar en tu experiencia: ¿Qué tipo de errores te has encontrado últimamente? ¿Qué consecuencias han tenido (o hubieran podido tener, de no resolverlos a tiempo)? ¿Cuánto tiempo has invertido en solucionarlos?
Nos vemos en el próximo artículo: Conoce los 8 Tipos de Errores en Fórmulas de Excel.
