Si ya utilizas validación de datos, sabrás que puedes controlar los valores que tú mismo u otro usuario pueden ingresar en determinadas celdas, y esto te ayuda a tener mayor control sobre el tipo de información que contiene tu libro de Excel. Sin embargo, ¿sabías que puedes aumentar el dominio que tienes sobre los datos ingresados, para que se adapten a una estructura determinada? Por ejemplo, en el ingreso de códigos alfanuméricos, o con determinados caracteres especiales. En este artículo, te mostraré las herramientas avanzadas de validación de datos.
Comenzando por lo básico, las herramientas de validación de datos nos permiten establecer determinadas reglas, para que limitar el tipo de datos que pueden ingresarse en una celda o grupo de celdas dadas. Encontrarás esta opción en Datos > Herramientas de datos > Validación de datos
Los tipos principales son los valores numéricos (enteros o decimales, en un rango determinado), fechas, horas, o textos de una longitud determinada. Uno de los tipos más utilizados, es Lista, donde precargamos una lista de valores o textos entre los que el usuario luego podrá escoger.
Ahora, supongamos que quieres validar que el usuario ingrese una dirección de correo electrónico. Sabemos que las direcciones de correo electrónico siguen la siguiente estructura: “nombre@dominio.com” (en realidad el dominio se compone por todo lo que está luego del símbolo @). Con las herramientas antes vistas, no tenemos control alguno sobre la situación. Sin embargo, tal vez te des cuenta de que existen variables y constantes, siendo las variables el nombre y dominio, y las constantes el símbolo @ y “.com”. Una buena idea para validar esta estructura es garantizar que las constantes estén presentes en el texto ingresado antes de validarlo.
Sin embargo, antes de continuar, debemos revisar los llamados “comodines” en Excel, que son caracteres que representan otro carácter o cadena de ellos, que pueden asumir distintos valores. Los dos que nos interesan son:
- “?”: El cómodín con el signo de pregunta, representa un carácter cualquiera, es decir, que puede asumir cualquier valor con una longitud de un carácter
- “*”: El comodín con el asterisco, representa una cadena de caracteres de cualquier extensión, pudiendo ser incluso de longitud nula, es decir, ningún texto
¿Cómo expresamos la estructura de una dirección de email utilizando los comodines, a fines de que las constantes se mantengan, y las variables asuman cualquier valor? Es bastante sencillo, mira la siguiente equivalencia:
nombre@dominio.com --> *@*.com
Como los caracteres “@” y “.com” no son comodines, se trata entonces de constantes: una dirección de email debe contenerlos. En cambio, en lugar de los asteriscos, podemos tener cualquier texto o incluso números.
Ahora, mira la siguiente función:
Si utilizo mi cadena “*@*.com” en el contexto de una función CONTAR.SI, haciendo referencia a la celda que contiene la dirección de correo electrónico, devolverá el resultado 1 si y solo si, la celda de referencia (en este caso, A1), contiene “@” y “.com”, y 0 en el caso de que no los contenga.
Vamos a la parte final de esta sección, donde aplicaremos esta regla que hemos desarrollado, a una validación de datos. Seleccionamos el rango de celdas donde deseamos aplicarla, y nos dirigimos a Datos > Herramientas de datos > Validación de datos. Una vez allí, dentro de la pestaña Configuración, en el apartado Permitir, seleccionamos Personalizada, y nos dirigimos a Fórmula, donde ingresamos lo siguiente:
Tendremos que tener un par de consideraciones sobre la fórmula: =CONTAR.SI(A1;"*@*.com")=1
- La referencia de la celda, deberá ser una referencia relativa-relativa a la primera celda del rango donde aplicará la validación de datos. Al ser relativa, se aplicará caso a caso, para cada celda individual de la selección
- Planteamos la igualdad =1, debido a que se trata de una fórmula que arroja resultado VERDADERO cuando se cumple, y FALSO cuando no. Como vimos, solo se cumplirá en los casos que se respete la estructura de nuestra fórmula, y en los casos que así sea, se validará el dato ingresado, en otras palabras, el dato se valida cuando la fórmula que hemos escrito devuelve el resultado VERDADERO, de ahí la necesidad de plantear la igualdad. En los casos que no se cumpla, el resultado será FALSO (internamente), y el dato no se aceptará.
La próxima semana, continuaremos explorando las opciones disponibles para continuar explotando esta herramienta. ¡Te espero en la Parte 2!
