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Aunque vivimos en una era digital, a veces todavía es necesario imprimir datos, tablas, gráficos, o información de cualquier tipo que hayamos procesado en Excel. Especialmente si estamos hablando de informes financieros, gráficos estadísticos, o simplemente porque preferiremos analizar la información en formato físico.
Sin embargo, Excel es muy flexible y las hojas pueden volverse rápidamente muy extensas, lo que puede complicar las tareas de impresión. A continuación, detallaremos el proceso para configurar y preparar tu libro de Excel para imprimirlo de la mejor manera posible en cada caso.
Paso 1: Revisión Preliminar
Antes de imprimir, debes revisar cómo quedará el documento una vez impreso. Excel ofrece dos opciones para ello:
a. Ve a la pestaña "Archivo", luego elige "Imprimir". Aquí puedes ver cómo se verá tu documento antes de imprimirlo.
b. Utiliza la opción 'Diseño de Página'. Esta perspectiva te dará una vista preliminar de cómo se verá tu libro de trabajo al imprimirse, a la vez que te permitirá seguir trabajando el mismo. Dicha opción se encuentra en la esquina inferior derecha de la ventana.
A veces, no necesitas imprimir todas las celdas de la hoja. Para seleccionar un área específica, solo debes seleccionar las celdas que deseas imprimir, luego ve a "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Imprimir Selección".
Alternativamente, puedes llegar a la misma opción desde Disposición de página > Configurar página > Área de impresión > Establecer área de impresión. Primero, debes seleccionar el/los rango/s de celdas que desees imprimir (tip: puedes seleccionar más de un rango a la vez, manteniendo presionada la tecla Ctrl).
En función del contenido de tu hoja de Excel, puedes elegir entre la orientación vertical u horizontal. Para cambiar la orientación de la página, ve a "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Orientación" y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. Esto es equivalente a la orientación en la que leerás el papel una vez impreso. La forma más habitual de impresión es "Vertical" (más alto que ancho), pero si tu tabla tiene muchas columnas, puede ser conveniente analizar la posibilidad de imprimirlo en orientación horizontal.
Paso 4: Ajustar los Márgenes
Los márgenes de la página son un aspecto crítico para asegurarte de que todo tu contenido se imprima correctamente. Puedes ajustar los márgenes en "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Márgenes". Un margen ancho dejará mayores espacios alrededor del área impresa, mientras que uno estrecho ocupará mayor proporción de la hoja con contenido impreso. Si tienes dificultades para que tus datos quepan dentro de la hoja, es una buena idea achicar los márgenes. Sin embargo, ten en cuenta que algunas impresoras no consiguen imprimir muy al extremo de la página, y tu impresión podría verse involuntariamente recortada si reduces demasiado los márgenes.
Paso 5: Configurar el Tamaño de la Página
El tamaño de la página es importante, especialmente si planeas imprimir en un formato de papel no estándar. Ve a "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Tamaño de página" y selecciona el tamaño de página que necesites.
Paso 6: Incluir los Encabezados y Pies de Página
Los encabezados y pies de página son útiles para mantener un seguimiento de la información en cada página impresa. Puedes agregar la fecha, la hora, el número de página y otros datos relevantes en el encabezado o pie de página. Ve a "Insertar" > "Texto" > "Encabezado y pie de página" y agrega la información necesaria.
Paso 7: Ajustar la Escala
En ocasiones, la hoja de Excel contiene demasiados datos para ajustarse al tamaño estándar de una hoja de papel. Afortunadamente, Excel te permite ajustar la escala de tu hoja de cálculo para que se ajuste a la página. Dirígete a "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Escalar a una página". Aquí puedes elegir ajustar la hoja de cálculo para que se ajuste a una página en ancho, en altura, o ambas. Ten en cuenta que ajustar la escala puede hacer que los datos sean más pequeños y más difíciles de leer, así que asegúrate de que la escala es apropiada para tus necesidades.
Ajustar tu impresión tal que todas las filas/columnas quepan en una página, significa que tus datos de Excel se escalarán automáticamente, para que tu impresión ocupe solo una página de alto o ancho respectivamente, mientras que ocupará todas las páginas que necesite en la otra dimensión. Ajustar hoja en una página es la condición más exigente, para lo que Excel escalará tus datos para que tanto las filas como las columnas entren en una única página impresa.
Aclaración: Imprimir Tablas de Muchas Filas y/o Columnas
El manejo de tablas con muchas filas y columnas puede ser desafiante cuando se trata de imprimir. Excel ofrece una solución para este problema permitiéndote imprimir títulos (encabezados de fila y/o columna) en cada página. Esto es especialmente útil para las tablas grandes donde los encabezados solo aparecen al inicio. Para activar esta opción, ve a "Diseño de página" > "Configurar página" > "Hoja". En la sección "Imprimir títulos", puedes definir filas y columnas que se repetirán en cada página impresa.
Además, si tienes una tabla particularmente grande que no se ajusta a una sola página, Excel te permite ajustar la configuración para que las filas y columnas se continúen en las páginas siguientes. Ve a "Archivo" > "Imprimir" > "Configuración" > "Más configuraciones de impresión". Aquí, puedes ajustar la opción "Orden de las páginas" para que se imprima "De arriba hacia abajo" y luego "De izquierda a derecha", o viceversa.
Recuerda, si estás trabajando con una tabla muy grande, puede ser útil dividirla en secciones más pequeñas y manejar cada sección individualmente para una impresión más fácil y un análisis más efectivo.
Paso 8: Imprimir
Una vez que hayas configurado todo a tu gusto, es hora de imprimir. Ve a "Archivo" > "Imprimir" y luego selecciona la impresora deseada y el número de copias. Finalmente, haz clic en "Imprimir".
En conclusión, aunque la impresión en Excel puede parecer complicada al principio, si sigues estos pasos, podrás configurar correctamente la impresión de tu libro de Excel. Recuerda siempre verificar la vista previa antes de imprimir, y asegúrate de jugar con estas configuraciones y ajustarlas a tus necesidades específicas para obtener los mejores resultados en papel. ¡Buena suerte!