En general, casi todo trabajo que realicemos en una aplicación de Office, involucrará en algún punto tareas de copiar y pegar información de diferentes fuentes. Aquí ya no hablamos únicamente de Excel, sino también de Microsoft Word y PowerPoint.
De la forma que estamos acostumbrados a trabajar, esta acción de llevar y traer información solemos realizarla un elemento a la vez, lo que desde luego puede resultar bastante ineficiente si tenemos que estar intercambiando entre diferentes aplicaciones, interrumpiendo nuestro flujo de trabajo o análisis de estos datos. Es decir, copiamos utilizando el atajo Ctrl+C o el botón Copiar, cambiemos aplicación, y lo pegamos con Ctrl+V, o la opción Pegar.
Sin embargo, ¿sabías que existe una herramienta incorporada en todos los programas de Office, que permite recopilar toda la información copiada (sean textos, tablas, imágenes, o demás), para que luego puedas disponer de ella y utilizarla en tus documentos, sin preocuparte de perder el último elemento copiado por no pegarlo inmediatamente? Se trata del portapapeles de Office, el cual rara vez tenemos presente y puede sin embargo ayudarnos a agilizar nuestro trabajo manteniendo toda la información copiada en un entorno separado, para que luego podamos utilizarlo de la manera que nos resulte conveniente. Dicho portapapeles nos permite almacenar hasta 24 elementos distintos en la memoria, los cuales aparecerán listados visualmente para pegarlos en nuestro documento. Esto nos libera de la necesidad de alternar permanentemente entre hojas o programas, permitiéndonos recopilar la información primero y organizarla después.
Para activarlo en cualquier aplicación de Office, podemos presionar el atajo Ctrl+C dos veces, o expandirlo desde la flecha en esquina del sector portapapeles en la pestaña Inicio.
Esta acción desplegará una barra lateral en la que podremos ver cada uno de los elementos que hayamos copiado, junto con un pequeño ícono indicador de su origen. Desde el panel del portapapeles podremos gestionar los elementos copiados, para pegarlos en nuestro documento en cualquier orden, o eliminarlos si ya no los necesitamos. Simplemente debemos posicionarnos sobre el elemento de interés y en la flecha que parezca a la derecha del mismo seleccionar la opción que estamos buscando. También podremos directamente seleccionar el elemento para pegarlo.
También tendremos la opción de pegar todo el contenido copiado de una vez (en Excel, se pegará en un rango de celdas contiguas) o borrar todo, para despejar este espacio. El elemento copiado permanecerá en memoria aún después de pegado, hasta que sea eliminado, o que por la propia rotación de contenidos, supere los 24 elementos copiados y éste sea reemplazado por uno nuevo.También mediante las opciones inferiores podremos configurar la aparición en la barra de tareas del icono de portapapeles indicándonos que está activo, y un pequeño mensaje a modo de notificación en la esquina inferior derecha que nos indique el estado de recopilación (la cantidad de elementos que llevamos copiados).
