Aprende a Proteger tus Hojas y Libros en Excel

 

Con Excel, tenemos la posibilidad de aplicar distintos niveles de protección a los libros creados, ya sea impedir la modificación de un rango de celdas, aplicar formato, crear nuevas hojas, o incluso impedir la apertura del archivo en cuestión si no se proporciona una contraseña. Si quieres aplicar una capa extra de protección a los archivos que necesitas compartir para evitar la difusión de información no deseada, puedes aplicar los siguientes procedimientos.

Proteger un libro con contraseña

Este procedimiento crea una contraseña que protege a todo el archivo, la cual deberá ser proporcionada por el usuario para abrirlo. En caso de no contar con la misma o colocar una contraseña incorrecta, el libro no se abrirá.

Para configurarlo debemos dirigirnos, en el archivo que deseemos proteger, a la pestaña Archivo > Información > Cifrar con contraseña

Al hacer click allí, se te pedirá escoger una contraseña, que será la que el usuario deba ingresar cada vez que intente acceder al archivo. Pero atención: si la olvidas luego, no tendrás forma de recuperarla, por lo cual asegúrate de escoger una contraseña que puedas recordar, de lo contrario perderás tu información. Así mismo, las contraseñas distinguirán mayúsculas de minúsculas, y aceptarán números o símbolos sin restricciones.

Proteger la estructura del libro

Un nivel de protección por debajo del anterior, es impedir modificar la estructura del libro, lo que a su vez significa proteger la modificación de hojas, impidiendo:

• ver hojas de cálculo ocultas
• agregar, mover, eliminar u ocultar hojas de cálculo
• cambiar el nombre de las hojas existentes

Puedes establecer esta protección siguiendo el procedimiento anterior y seleccionando "Proteger estructura del libro", o bien desde Revisar > Proteger > Proteger libro.

En este caso, establecer una contraseña es opcional (pero ten en cuenta que de no hacerlo, quitar la protección es tan sencillo como establecerla en primer lugar, y sirve solo contra las modificaciones accidentales).

Aclaración: la casilla "Ventanas" solo está disponible en Excel 2007 y 2010, y algunas versiones de Mac.

Proteger la hoja de cálculo

Esta protección actúa sobre la hoja de cálculo individualmente, impidiendo modificar sus datos o elementos accidental o deliberadamente. También, puede aplicarse esta protección en determinadas regiones específicas de la hoja, y configurar qué acciones podrán realizarse, y cuáles no estarán permitidas.

Deberás comenzar por seleccionar qué rango de celdas estará bloqueado: por defecto, todas las celdas se protegerán al activar la protección de hoja, pero puedes elegirlas individualmente seleccionando rangos y aplicando formato de celdas (mediante click derecho o el atajo Ctrl+1): una vez allí, en la pestaña Proteger podrás tildar (o no) si una celda o rango estará bloqueado ante la eventual protección de hoja:

Y para bloquearlas efectivamente, deberás hacerlo desde las pestañas inferiores, haciedo click derecho sobre el nombre de la hoja que quieras proteger > Proteger hoja

Alternativamente, puedes hacerlo desde Revisar > Proteger > Proteger hoja.

Se abrirá una ventana como la siguiente:

Nuevamente, establecer una contraseña es opcional, con las salvedades anteriores.

Las opciones que verás son las siguientes:

• Seleccionar celdas bloqueadas/desbloqueadas: selección con el cursor o las flechas de teclado
• Formato de celdas: impedir la modificación del formato de celda -colores, rellenos, fuentes, bordes- o el formato condicional
• Aplicar formato a columnas/filas: ocultar/desocultar o modificar el alto o ancho de filas y columnas
• Insertar columnas/filas: permite (o no) insertar nuevas filas o columnas
• Insertar hipervínculos: crear nuevos hipervínculos, aún en celdas desbloqueadas
• Eliminar columnas/filas
• Ordenar: cambiar el orden de los datos
• Usar autofiltro: modificar filtros existentes
• Usar informes de tabla dinámica: modificar diseño, forma o datos de las tablas dinámicas
• Modificar objetos: proteger gráficos, formas, imágenes y otros objetos de ser modificados o eliminados

Finalmente, vale la pena tener en cuenta tres recomendaciones de seguridad generales:

• Protección no es seguridad: la protección en este caso busca preservar determinadas características del libro de modificaciones, pero no es en sí mismo una característica de seguridad para resguardar información crítica.
• Si bien las herramientas de protección son robustas para disuadir a usuarios generales de acceder a tu información, otras personas con fines malintencionados podrían romper esta seguridad, por lo cual nunca deberías almacenar información sensible como tarjetas de crédito o datos confidenciales.
• No debes utilizar para proteger tus archivos contraseñas que utilices para acceder a cualquier otro servicio o sitio de internet. Si por cualquier motivo debieras compartir la contraseña, tu seguridad en dichos sitios estaría comprometida.