¿Conoces "Ir a Especial" en Excel?

El comando "Ir a especial" es uno de los tantos que no tienen el reconocimiento que se merecen dentro de Excel. Con esto quiero decir que gran parte de los usuarios no lo conocen o utilizan habitualmente, y desaprovechan las ventajas que puede ofrecerles esta herramienta para su productividad. Si te encuentras dentro de este grupo, no te preocupes: el día de hoy vamos a hablar de qué se trata, para que puedes empezar a aprovecharlo desde hoy. También te llevarás algún que otro truco que solo utilizan los profesionales.

¿Cuándo utilizar Ir a Especial?

Empecemos hablando de qué tipo de situaciones merecerían hacer uso de la herramienta "Ir a especial". Te propongo algunos ejemplos para meternos en tema:

• Aplicar un relleno de celda a todas las celdas con fórmulas, seleccionándolas a la vez
• Detectar las celdas con valores estáticos (constantes)
• Rellenar rápidamente y de una vez, las celdas en blanco dentro de tu tabla
• Localizar los valores que varían entre dos columnas
• Seleccionar la última celda de tu tabla
• Eliminar todos las notas de tu libro de una sola vez
• Seleccionar y mover o eliminar todas las formas e imágenes que contenga tu hoja
• y mucho más

Como ves, hemos mencionado una gran cantidad de escenarios distintos entre sí, que pueden generarte sorpresa: ¿verdaderamente pueden resolverse con una misma herramienta? Verás que sí.

¿Dónde se encuentra Ir a Especial?

La respuesta corta es: oculto a plena vista. La respuesta correcta, sería: se encuentra dentro de la pestaña Inicio, generalmente cerca del extremo derecho, dentro de la categoría Edición > Buscar y seleccionar > Ir a especial

Un poco más de cerca:

Al seleccionar "Ir a Especial.." se abrirá una nueva ventana:

Y al verla, con todas las opciones disponibles, ya te imaginarás que nos puede ayudar a resolver gran cantidad de situaciones distintas. Basta con elegir una de las opciones, y hacer click en Aceptar. Instantáneamente, Ir a Especial nos llevará a todas las celdas que cumplan con el requisito indicado.

Algunos ejemplos

Veamos cuál es el comportamiento que ocurrirá en función de la opción elegida, y cuáles son las consideraciones que hay que tener en cada caso:

• Notas: seleccionará todas las celdas en tu libro que contienen notas

        Los usuarios suelen dejar notas para ampliar información o dejar sus comentarios para revisión posterior. Mediante "Ir a Especial" puedes detectar al instante todas las celdas que contienen este tipo de comentarios y seleccionarlas. Si quieres eliminarlas (por ejemplo, porque trabajas sobre la versión definitiva de tu archivo para publicarlo), basta con mantener la selección activa y con click derecho, seleccionar "Eliminar nota". Esto eliminará las notas de todas las celdas seleccionadas.

• Constantes: estas son las celdas que contienen valores que no se obtienen mediante fórmulas, es decir, simplemente texto o números escritos en una celda. Puede ser una buena idea revisar tu libro con esta opción si ves que tus fórmulas en algún momento no responden como deberían: puede que exista una constante donde debería de haber una fórmula y esto evite que tus resultados se actualicen correctamente. Tip: si eliges de esta manera las celdas constantes, puedes a continuación aplicar un relleno de celda para destacarlas y así prestarles atención. Lo mismo con el caso siguiente:

• Celdas con fórmulas: seleccionando una o más de las subcategorías debajo, puedes detectar y seleccionar al instante todas las celdas que contienen fórmulas, en función de los resultados que arrojen:
• Textos: por ejemplo, concatenaciones, funciones de búsqueda
• Números: operaciones matemáticas
• Valores lógicos: verdadero/falso
• Errores: todas las celdas cuyas fórmulas estén devolviendo un error (#...)

           Nuevamente, un buen tip podría ser seleccionar todas las celdas y aplicarles un relleno específico para destacarlas y luego ir resolviendo caso a caso según la necesidad.

• Celdas en blanco: son las celdas que no contienen valores. No se tienen en cuenta las celdas que contienen funciones, pero devuelven un resultado vacío (""). Para aprovechar esta opción al máximo, selecciona primero el rango de celdas que quieres verificar en búsqueda de celdas en blanco. Luego ve a Ir a Especial...> Celdas en blanco > Aceptar, y de tu selección original, te habrás quedado únicamente con las celdas en blanco. Si quieres rellenarlas a todas con el mismo valor, puedes completar una de ellas (con toda la selección activa), e introducir el resultado con la combinación Ctrl+Enter: esto hará que todas las celdas seleccionadas queden completas con el mismo valor.

• Región actual: refiere a todas las celdas contiguas a la que tenías seleccionadas previamente: mientras exista una celda con valores o fórmulas en cualquiera de las 8 celdas adyacentes (contiguas horizontales, verticales y diagonales), dicha celda formará parte de la región actual, hasta llegar al límite en el cual el rango quede rodeado de celdas en blanco o el propio límite de la hoja. Es muy útil para seleccionar tablas completas.

• Última celda: te llevará a la última celda que contenga información en tu hoja, localizada en el extremo inferior derecho de tu página.

• Matriz actual: funciona de manera muy semejante al anterior, pero para seleccionar todo el rango de celdas donde se ha aplicado una misma fórmula matricial.

• Objetos: selecciona todas las formas, íconos, imágenes y botones que contenga tu libro. Muy útil si no quieres perder el tiempo seleccionando uno a uno, con esta herramienta puedes seleccionarlos y manipularlos a la vez.

• Diferencias entre filas/columnas: para utilizarla, debes seleccionar primero un par de filas o columnas (según el caso), donde quieras comparar información. Al aplicarla, la selección permanecerá únicamente sobre los valores de la segunda fila/columna, que sean diferentes de los de la primera.

• Celdas precedentes/dependientes: cuando utilices referencias a otras celdas en tus fórmulas, Ir a especial te puede ayudar a seleccionar rápidamente todas las que le propocionan información a tu fórmula (precedentes) o que utilizan sus valores o resultados (dependientes). Puedes escoger si te quieres dirigir a las "directamente relacionadas" que llaman literalmente a la referencia de la celda, o "todos los niveles", que son todas las celdas que podrían llegar a verse afectadas por el valor de tu celda actual, aguas arriba o aguas abajo.

• Celdas con validaciones de datos o formatos condicionales: pueden ayudarte a detectar si hay celdas que contienen validaciones/formatos condicionales, y no deberían, o si por el contrario, detectas que alguna celda debería tenerlo, y no lo aplica.