Seguro has oído nombrar, conoces o utilizas normalmente los formatos condicionales en tus proyectos de Excel. Las aplicaciones más comunes de los mismos son para resaltar celdas de acuerdo con los valores que asuman definiendo y personalizando “reglas”. Sin embargo, una duda frecuente de muchos estudiantes cuando se inician en los formatos condicionales es saber cómo romper la barrera de la celda en sí, para resaltar filas o columnas completas de datos de acuerdo con el valor de una celda determinada, o por qué no, otra celda completamente independiente. Hoy te enseñaré algunos trucos para lograrlo.
Supongamos que tenemos la siguiente tabla, con la lista de países del mundo en la primera columna, y su participación en la última Copa Mundial de Fútbol Rusia 2018 (indicado mediante Si/No).
Lo que haremos, será resaltar la fila de la tabla completa de color verde en caso de que el país sí haya participado, y resaltarla de rojo en caso de que no lo haya hecho. Desde luego, para no pintar cada celda de manera individual con el riesgo de cometer errores, necesitaremos hacer uso de un formato condicional.
Para comenzar, seleccionamos todo nuestro rango de datos, y nos dirigimos a Inicio > Formato Condicional > Nueva regla…
Se abrirá la siguiente ventana, donde tendremos gran cantidad de opciones a disposición para crear nuestro formato condicional. Como necesitaremos darle indicaciones muy precisas a Excel, acerca de qué celda debe mirar para definir si debe o no aplicar el formato condicional, seleccionamos en esta oportunidad: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
Un detalle muy importante que aparecerá en la porción inferior de la ventana al seleccionar esta opción es el campo que dice lo siguiente: “Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera:”
¿Qué significa esto? Que el formato condicional se aplicará siempre que la fórmula que introduzcamos en el campo de texto a continuación devuelva el resultado “VERDADERO”.
¿Cómo hacemos para crear una función haga una verificación lógica, devolviendo cualquiera de los resultados: VERDADERO o FALSO? Es más sencillo de lo que parece. Al escribir una función del tipo A=B, A>B, A<=B, etc. sin más argumentos, al no detectar cálculos a realizar, Excel realizará en cambio una verificación lógica, para determinar si lo planteado en la fórmula es VERDADERO o FALSO. Observa el siguiente ejemplo. En la celda B1 hemos escrito una fórmula que verifica si en la celda A1 se ha escrito la palabra “Casa”:
¿Cómo hacemos para que esta verificación se realice sobre cada una de las FILAS, de manera individual? Utilizando referencias absolutas y relativas.
En este ejemplo, seleccionamos una tabla de muchas filas y dos columnas:
- La fórmula debe verificar si la palabra “Si” existe en cada fila de la columna B
- La fórmula debe devolver el resultado VERDADERO para las columnas A y B, para así pintar toda la fila de la tabla
Es decir, debe verificar siempre la misma columna, pero de diferentes filas. ¿A qué te suena esto? Así es: a una referencia del tipo ABSOLUTO-RELATIVO ($A1).
Ya estamos en condiciones de redactar la fórmula que aplicará el formato condicional. A partir de lo que aprendimos y del rango seleccionado, la fórmula será:
=$B1=”Si”
Para la fila 1, verificará si la celda B1 contiene la palabra “Si” (en realidad, la celda B1 contiene el encabezado), para la fila 2, verificará si la celda B2 contiene la palabra “Si”… y así sucesivamente. En los casos que se devuelva el resultado VERDADERO, se aplicará el formato condicional. Recuerda que es muy importante haber seleccionado el rango completo antes de empezar.
¡Ahora solo resta configurar el formato que aplicaremos! Seleccionamos el botón “Formato” para ello:
Yo he configurado el relleno de color verde, pero tú puedes experimentar:
Finalizaremos haciendo click en Aceptar hasta salir. He aquí el resultado:
Se cumplió lo que queríamos lograr. Ahora solo resta configurar el formato condicional en caso de que el país No haya participado del mundial. Seguiremos exactamente los mismos pasos, cambiando únicamente la función a verificar (=$B1=”No”) y el color de relleno de la celda:
¡Todo listo! Aquí puedes acceder a la planilla de ejemplo para practicar lo aprendido con tus propios ejemplos.
¿Te interesa aprender más acerca de los trucos del formato condicional? Cuéntame en los comentarios.
