Funciones de cuenta en Excel

Muchas veces trabajamos con bases de datos de gran tamaño en Excel, dentro de las cuales requerimos realizar cuentas de distintos elementos, o de aquellos que cumplen con determinadas características. Como usuario o usuaria de Excel, ya sabes que hacer un “conteo manual” es una opción totalmente descartada ya que cuentas con herramientas específicas del programa. Pero ¿conoces realmente la baraja de funciones que tienes a disposición, y para qué sirve cada una de ellas? Al terminar de leer este artículo, dominarás cada función disponible para llevar a cabo tus tareas de manera más eficiente.

Observa qué sucede cuando dentro de una celda, comenzamos a escribir el signo = y las primeras letras de CONTAR:

Inmediatamente verás que tienes gran cantidad de opciones para continuar. Para explorar cada una de ellas, tomemos un ejemplo sencillo con la siguiente lista de datos:

El objetivo será poder verificar rápidamente lo que hace la fórmula sobre un tamaño de datos reducido para comprenderlo y luego puedas aplicarlo a trabajos más grandes.

Comencemos a ver cómo funciona cada una de las funciones al aplicarla sobre el rango A1:A7.

Función CONTAR

La función CONTAR, nos devolverá la cantidad de celdas que contienen valores numéricos dentro de un rango especificado en sus argumentos. El resultado de =CONTAR(A1:A7) será 2, ya que son 2 las celdas con valores numéricos: 1234 y 2010. La celda A7, que contiene “Año Nuevo 2021” es considerada un texto por más que contiene números en su cadena, por lo que no la tomará en cuenta.

Función CONTARA

Esta función realiza la cuenta de todas las celdas que contienen algún tipo de dato en su interior, ya sea este un texto, un valor o una fórmula, incluso aquellas que arrojan un resultado de error o vacío, como por ejemplo =SI(1<3;""). De este modo, las únicas celdas no contabilizadas serán aquellas que no contienen ningún tipo de dato en su interior, y en nuestro ejemplo, =CONTARA(A1:A7) devolverá el resultado 6, ignorando únicamente la celda A5 que hemos dejado completamente vacía. Si en cambio, esta celda contuviera una fórmula en su interior, sería considerada independientemente de su resultado.

Función CONTAR.BLANCO

La función CONTAR.BLANCO, realiza una acción aproximadamente opuesta a la función anterior, ya que contabiliza la cantidad de celdas vacías de un rango. Esto si incluye a aquellas que contienen fórmulas que devuelven un resultado en blanco, pero no al valor 0. La función =CONTAR.BLANCO(A1:A7) nos devolverá un resultado de 1 en nuestro ejemplo.

Función CONTAR.SI

Aquí se pone interesante, ya que podremos contar las celdas de un rango que cumplen un requisito determinado. Esta función cuenta con dos argumentos: el primero de ellos es el rango donde se realizará la cuenta (en nuestro ejemplo, sería el rango A1:A7), y el segundo, el término que se desea contar dentro del rango anterior (puede ser un texto, un número o una referencia a una celda que lo contenga).

Con ella, podremos contar la cantidad de veces que existe el texto “María” en un rango, mediante la función =CONTAR.SI(A1:A7;"María"). Desde luego, aquí el resultado será 1 ya que este nombre aparece una única vez. Otra cosa que podremos hacer es utilizar comodines (?, *), y contar la cantidad de celdas en un rango que contienen, empiezan, o terminan con determinados caracteres. Por ejemplo, para contar la cantidad de celdas del rango A1:A7 que contienen un texto que empieza con E, podríamos plantear: =CONTAR.SI(A1:A7;"E*"), y en este caso el resultado obtenido sería 2, pues tenemos dos celdas que cumplen la condición: “Empresa” y “Excel”.

Función CONTAR.SI.CONJUNTO

Esta es la función más completa de la baraja, y nos permitirá aumentar la precisión de nuestras cuentas, a costo de ser algo más extensos y específicos. En su forma más básica, tiene dos argumentos obligatorios, y en estas condiciones se comporta igual que la función anterior: en el primer campo indicamos el rango a contar, y en el segundo, el criterio que debe cumplirse. Sin embargo, podremos seguir incorporando argumentos, siempre de a pares: rango-criterio. Los rangos no necesariamente serán siempre los mismos, pero deberán tener el mismo tamaño, como las columnas de la tabla a continuación. Para verla en su máximo esplendor, necesitaremos ampliar un poco nuestros datos de ejemplo.

Y si quisiéramos, por ejemplo, contar la cantidad de Abogados mayores a 30 años, deberemos plantear: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B9;"Abogacía";C2:C9;">30"). El resultado será en este caso 2, la cantidad de datos de nuestra base que cumplen con la condición planteada. Recuerda que en los criterios también puedes hacer referencia a otras celdas, y de ese modo tu función será más dinámica.