La validación de datos tipo lista permite seleccionar un valor entre un conjunto de datos predefinido. Sin embargo, una de las versiones avanzadas de la validación de datos, incluye el caso que se presenta cuando los valores a seleccionar (si bien predefinidos), pueden modificarse en el tiempo (añadirse, eliminarse, cambiarse).
Por los métodos habituales, un cambio en el origen de estos datos haría necesario revisar la validación de datos completa, lo que ocasiona pérdidas de tiempo. Afortunadamente, podemos aprovechar los beneficios de las referencias estructuradas de Tablas para que los rangos de origen se actualicen de manera dinámica y automática ante cualquier cambio.
Sin embargo, es necesario conocer los trucos para poder llevarlo a cabo.
Un procedimiento típico para crear listas validadas puede iniciar del siguiente modo:
Es decir, tenemos nuestro listado de datos en un rango de celdas, el cual seleccionamos por medio de Datos > Herramientas de datos > Validación de datos > Lista.
Sin embargo, una desventaja de este método es que si por algún motivo, la lista de datos se ve modificada (porque se agregó o eliminó un registro, por ejemplo), necesitaremos actualizar el rango de referencia en cada oportunidad para que refleje lo esperado.
Si conoces de Tablas en Excel, sabes que las mismas se adaptan y ajustan automáticamente al tamaño de tus datos, por lo que podrían convertirse en una gran alternativa. Intentemos crear una tabla (llamada Ciudades), y asociemos la respectiva referencia estructurada.
Obtendremos un error, a pesar de estar creada la referencia correctamente. El mismo se asocia simplemente al funcionamiento de Excel, y no está permitido en estos casos.
Veamos cómo resolverlo:
Alternativa 1. Función INDIRECTO
Encerrando la referencia estructurada entre comillas y dentro la función INDIRECTO, la lista creada será aceptada, y con ello tendremos una lista de valores que se adapta automáticamente al tamaño de tus datos.
Alternativa 2. Administrador de Nombres
Esta alternativa consiste simplemente en crear mediante el Administrador de Nombres un nombre de rango que referencie a la columna de nuestra tabla:
Fórmulas > Administrador de Nombres > Nuevo
Y finalmente puedes configurar la validación de datos del siguiente modo:
El funcionamiento y resultado será igual al caso anterior, evitando el uso de la función INDIRECTO.
Alternativa 3. Referencia Simple a Celdas
Esta alternativa puede sorprenderte por lo inesperado: si tus datos ya se encuentran estructurados en forma de Tabla de Excel, y desde la validación de datos seleccionas un rango de columna completa, por más que el origen sea definido por referencias absolutas, se adaptará luego al tamaño de tus datos automáticamente si hay algún cambio:
Tan simple como crear la tabla, y sin la necesidad de utilizar la función INDIRECTO o crear nuevos nombres de rango. La desventaja de esta forma, es que tu rango de datos ya no será tan reconocible por nombre, y solo funcionará en la misma hoja que se encuentra tu tabla (en cuyo caso, deberás recurrir a la Alternativa 2).
