El pasado octubre se lanzó la versión de Office 2021, y probablemente te hayas empezado a preguntar si es apropiada para ti, y si deberías considerar actualizar tu versión del programa a la más reciente.
En el artículo de hoy, discutiremos acerca de cuáles son los cambios más recientes, qué debes tener en cuenta antes de adquirir una nueva versión del programa, y qué cambios o actualizaciones existen frente a versiones como Office 2019 u Office 365, particularmente en el caso de Excel.
La suite de ofimática de Office tiene una presencia casi obligatoria en cualquier ordenador que se utilice para trabajar o estudiar. Si estás leyendo este artículo, es muy que utilices alguno de sus programas insignia, como Excel, Word o PowerPoint diariamente, y valores la productividad que pueden proporcionarte estas herramientas. Con en lanzamiento de cada nueva versión, Microsoft incorpora utilidades que pueden ayudarte en tu trabajo, y puede que estés ansioso por probarlas. Antes de tomar la decisión, te recomiendo tomar en consideración las siguientes líneas.
Modos de pago y Precios
Con respecto a las versiones de Office disponibles actualmente, necesitamos establecer una diferencia entre las versiones de pago único (Office 2019 y 2021, y anteriores), con respecto a Office 365, que sigue un modelo de suscripción. Las versiones de pago único requieren una inversión inicial más elevada, pero te brindan acceso de por vida a la versión elegida. La versión de suscripción requiere pagos por un monto mensual bastante menor, pero requieren de mantener tu suscripción activa (es decir, continuar abonando), para seguir accediendo al servicio. Según cómo lo veas, puedes concluir que te sentirás “dueño” de una versión anual, pero “arrendatario” en la versión 365.
Dispositivos
La versión de Office 2019 o 2021 se encuentra disponible únicamente para PC y Mac, y la licencia está asociada al dispositivo en el que se instala. La versión 365 está asociada al individuo (es decir, tú mismo como dueño de la licencia), y como tal puede utilizarse en equipos de escritorio, portátiles, tabletas, teléfonos y en la web. Esta portabilidad entre dispositivos sigue estando restringida al usuario que adquiere la licencia.
Otros beneficios
Puedes encontrar algunos beneficios adicionales en Office 365 tales como espacio de almacenamiento en OneDrive (“la nube”) incluido con tu suscripción, así como algunas funcionalidades de seguridad avanzada y soporte técnico continuo.
Actualizaciones
Una de las diferencias fundamentales entre versiones y que debes considerar al adquirir una licencia, es que el contrato de compra de Office 365 garantiza que tus programas estarán siempre actualizados a su versión más reciente sin costo adicional (por supuesto, siempre que mantengas tu suscripción activa). La versión 2019 y 2021, por otro lado, no incorporará nuevas características, aunque si recibirá las actualizaciones de calidad y seguridad que sean necesarias para mantenerse en un correcto funcionamiento. Por este motivo, al momento de redactar este artículo, es que las versiones 365 y 2021 se encuentran al mismo nivel en cuanto a características o novedades: mientras que desde el lanzamiento de Office 2019 se han ido incorporando nuevas características reflejadas únicamente en Office 365, con el lanzamiento de Office 2021, tenemos una nueva puesta a nivel que incorpora estas novedades a una versión anual. La expectativa es que a medida que pase el tiempo, nuevas actualizaciones sigan llegando a Office 365, pero en este momento, 365 y 2021 están bastante alineadas en cuanto a prestaciones.
¿Qué novedades trae Office 2021 con respecto a 2019 y versiones anteriores?
Si bien muchas novedades dependerán del programa en específico que se trate, Office 2021 ha incorporado las siguientes novedades en general:
- Coautoría de documentos (trabajo colaborativo), incluyendo el autoguardado, sistema de comentarios moderno para colaboración con otros autores, y visibilidad de edición con cambios y visión de usuarios en tiempo real
- Actualización visual y estética de la aplicación
- Nuevas herramientas de entrada de lápiz y dibujo
- Contenido de Office Premium, con acceso a nuevos elementos como imágenes de archivo, íconos, y otros archivos multimedia sin derechos de autor.
En el caso particular de Excel, se han incorporado algunas novedades notables:
- Matrices dinámicas (funciones que devuelven dinámicamente una matriz de resultados)
- Funciones de matrices dinámicas como FILTRAR, ORDENAR, ORDENARPOR, UNICOS, SECUENCIA
- Nuevas funciones, como LET, BUSCARX y COINCIDIRX
- Vistas de hoja en el trabajo colaborativo
Todas las novedades anteriores ya están incluidas en Office 365.
¿Qué tener en cuenta para decidir entre Office 365 y Office 2021?
Lo principal que debes considerar es qué tan importante para ti es sentirte dueño/a de tu programa (si es fundamental para ti, puede que la mejor decisión en tu caso sea Office 2021), o si priorizas estar siempre actualizado con las últimas novedades de los programas, así como tener acceso multiplataforma y espacio de almacenamiento en la nube (para lo cual requerirás Office 365). Lo anterior sin dejar de lado el apartado económico, que debes analizar de acuerdo con tus posibilidades: una inversión inicial mayor sin pagos posteriores, o pagos menores sostenidos en el tiempo.
Acerca de actualizar desde Office 2019 (o anteriores) a Office 2021 u Office 365
En cuanto a características, las ventajas de actualizar son mayores cuanto más antigua sea tu versión actual, ya que estarás sumando la mayor cantidad de novedades: las mejoras de Office 2021/365 son más significativas al compararlas contra 2016, aún más contra 2013 y todavía más versus 2010. Si tu versión es relativamente reciente, puede que no valores demasiado sumar las novedades de 2021, pero puede resultar más atractivo aún si tu versión actual tiene varios años de vida.
