El día de hoy te traigo un tip que resulta extremadamente rápido de implementar, y tiene el potencial de ahorrarte muchos minutos de trabajo. Hace unos días, en una videoconferencia a través de Microsoft Teams en la que un colega estaba presentando su pantalla y trabajando sobre una planilla de Excel, tuve que observarlo dolorosamente filtrar datos de una columna con alrededor de 700 valores diferentes . En aquel momento, no pude contenerme para sugerirle lo que te voy a enseñar a continuación, y mi colega quedo totalmente agradecido y sorprendido por la simplicidad de una opción de filtrado que había pasado desapercibida todo este tiempo. Puede que lo mismo te ocurrida a ti.
Vamos a plantear un ejemplo con una tabla de datos semejante a la que te comentaba al principio. Dicha tabla contiene en su primera columna códigos de productos que representan a determinadas familias.
A priori, no existe en la tabla información específica que establezca a qué familia pertenece cada código (por lo que no podremos filtrar directamente en esta oportunidad), pero cualquier persona con un poco de experiencia en esta lista ficticia particular, sabe que en nuestro listado existen tres tipos de códigos de 10 dígitos, siendo en su mayoría numéricos excepto los indicados a continuación:
- Familia A: Códigos que terminan en “X” (por ejemplo: 123456789X)
- Familia B: Códigos que inician en “A” (por ejemplo: A123456789)
- Familia C: Códigos que inician en “A”, y tienen una “X” en una posición intermedia (por ejemplo: A123X45678)
Para cada familia, entonces, lo que variará serán los valores numéricos entre diferentes productos, manteniendo la estructura de codificación.
Resulta que a mi colega le interesaban obtener, por ejemplo, todos los productos de la Familia A. Recuerda, lo único que sabemos, es que dichos productos tienen un código que finaliza en “X”. Veamos cómo lo resolvería un usuario en tres niveles de experiencia:
Usuario Inicial
Selecciona el botón de filtrado, y tilda manualmente cada casilla para quedarse con los códigos que necesita. Si bien es una alternativa válida, de más está decir que resultará tedioso con cada registro adicional que tenga nuestra tabla, y sabemos que los errores se asocian al aburrimiento y a la pérdida de tiempo.
Usuario Intermedio
Escribiendo una “X” en el campo Buscar, dentro del filtro, puede despreocuparse de todos los productos de la Familia B. Sin embargo, seguirá teniendo que decidir entre aquellos que pertenecen a la Familia A y a la Familia C. Ha ganado un poco de tiempo, pero los riegos son casi los mismos que en el primer caso.
Usuario Avanzado
No se le han escapado los filtros de texto. Es una opción que está a la vista dentro de nuestro filtro, pero muy pocos la utilizan. Veamos en qué consisten:
Si bien al seleccionarlo ya tenemos varias alternativas a disposición, seleccionemos primero “ Filtro personalizado…” para verlas a todas:
Verás que existen cuatro campos: en la primera fila, en primer lugar hay un desplegable con una serie de condiciones:
- Es igual a / No es igual a
- Comienza por / No comienza por
- Termina con / No termina con
- Contiene / No contiene
- entre otras
En el campo de arriba a la izquierda, podremos escribir un término asociado a la condición que elegimos del desplegable.
Por ejemplo, si estamos hablando de la Familia A, un filtro inteligente sería: “Termina con” -> X
Al darle Aceptar, veremos este filtro aplicado en nuestra tabla. Mucho más rápido, ¿verdad?
La siguiente fila de campos, para el caso anterior no la hemos necesitado, ya que sabemos que cumplimos todos los requisitos del filtro que estábamos buscando, por lo que no hay problema en dejarla en blanco. Sin embargo, para otros casos, puede ser necesaria. Por ejemplo, para filtrar por los productos de la Familia C (códigos que inician en “A”, y tienen una “X” en una posición intermedia). En estos casos, debemos elegir con cuidado Y/O:
- Y implica que las dos condiciones que elijamos deberán cumplirse en simultaneo
- O indica que nuestro filtro devolverá resultados que coincidan con cualquiera de las condiciones establecidas.
Entonces, una buena opción para aplicar sobre nuestro filtro de la Familia C seria:
¡Lo cual devolverá en un instante todos los códigos que cumplen con este requisito!
La Familia B es más sencilla de obtener: basta plantear una única condición: “comienza por -> A”.
Los beneficios no terminan aquí. Puedes usar comodines para representar caracteres determinados (? para un carácter individual, y * para una secuencia de cualquier largo de caracteres), así como también los filtros avanzados de números y colores de relleno. Excel reconocerá en tu tabla, qué opciones deberá brindarte de acuerdo al tipo de datos de cada columna.
Puedes encontrar la tabla de ejemplo para practicar en este enlace. Sin embargo, estoy ansioso por que puedas empezar a aplicarlo de inmediato en tu trabajo. ¡Adiós pérdidas de tiempo!
