Muchos estudiantes, al iniciarse en el estudio de las tablas dinámicas en Excel, experimentan algún nivel de frustración al no poder lograr que las mismas luzcan exactamente como esperaban. Esto se debe a que las tablas dinámicas ofrecen una gran promesa: permitirnos manipular cantidades enormes de información con tal solo arrastrar nombres de campos, generar cualquier tipo de informe en pocos minutos, y evitar el uso de fórmulas complejas. Sin embargo, para poder plasmar todas nuestras ideas en una hoja de cálculo, necesitaremos conocer un poco más acerca de las opciones de personalización de tablas dinámicas. Cuando el objetivo del reporte es elaborar una tabla resumen de un conjunto grande de datos, existen una serie de herramientas que vale la pena conocer.
Supongamos que partes de la siguiente tabla de datos:
Pretendes llegar a una tabla con los acumulados de Montos de ventas (en $) y volumen de toneladas (en tn) por vendedor y cliente, pero también quieres mostrar información relacionada al estado y región a la que pertenecen estos últimos. Puede que incluso estas columnas no cambien los resultados numéricos acumulados, pero te interese mostrarlos porque aportan información o contexto en sí mismas, y esa es una razón totalmente válida.
Desde luego, una tabla dinámica suena como una buena alternativa para empezar a investigar, ¿verdad? Estarías en lo correcto. De modo que pones manos a la obra, y llegas a lo siguiente:
Bien, es casi lo que pretendíamos: tenemos los montos acumulados por Vendedor, Cliente, Estado y Región, en $ y en toneladas. Sin embargo, puede que tu idea original haya sido llegar a una tabla algo más semejante a la que tenías originalmente, con datos en filas y columnas, pero sintetizadas y agrupadas convenientemente.
Mover los campos al área de columnas resultará bastante caótico:
Si lo que piensas a continuación es en rendirte, pensando que deberás armar manualmente una nueva tabla con fórmulas tales como SUMAR.SI.CONJUNTO y otras semejantes, ¡aún no lo hagas! Podemos personalizar nuestras tablas dinámicas para llegar a los resultados que esperamos, sin emplear fórmulas, y con los beneficios de las tablas dinámicas (haciendo énfasis en “dinámicas”).
En primer lugar, necesitaremos dar a nuestra tabla un formato tabular, o de tabla (valga la redundancia). Habitualmente, las tablas dinámicas predeterminadas organizan la información en niveles, partiendo de la categoría más general y bajando hasta la más específica, para en esta última realizar el acumulado de los valores. Esto ocurre en una misma columna y diferentes filas, llevando a que nuestra tabla dinámica pueda volverse extensa rápidamente.
El formato tabular cambia esta lógica, y reorganiza nuestras categorías ya no en diferentes filas, sino en diferentes columnas, de manera muy semejante a lo que teníamos originalmente. Los valores, luego, se acumularán por filas.
Puedes cambiar el Diseño de tu tabla dinámica desde Diseño > Diseño de informe, y elegir Mostrar en formato tabular.
Otra opción que puedes elegir desde ese mismo menú, es si deseas mostrar los elementos repetidos en aquellos casos donde una categoría de orden superior contenga varios elementos. Si eliges repetir etiquetas, cada fila estará completa con información, y si no lo haces, podrás ver agrupaciones más fácilmente. Elige lo que te resulte conveniente en tu caso particular.
A continuación, puedes ocultar los botones +/- que aparecen a la izquierda de determinados nombres/categorías, en caso de que no los necesites o quieras aproximar aún más su apariencia a una tabla común, desde Analizar tabla dinámica > Mostar > Botones +/-.
Por último, personaliza los estilos de tu tabla dinámica (formatos de relleno, fuentes, formatos de números y demás). Habrás llegado a una excelente tabla resumen con toda la información que necesitabas.
En el caso del ejemplo, se ha sintetizado una tabla de casi 700 registros, en otra de 18 que muestra los valores acumulados, y no se ha perdido información en el proceso, ya que no tuvimos que elegir si mostrar Cliente, Estado o Región: los seleccionamos todos.
La ventaja de este frente a otros métodos, es que podrás personalizar muy rápidamente tus informes para que representen lo que necesites. Por ejemplo, si suponemos que el objetivo será ahora reportar las ventas por Cliente, agrupando por Región, pero incorporando también información acerca de quién es el vendedor y el estado al que pertenecen, basta con:
- Incorporar subtotales
- Cambiar el orden de los campos en Filas:
- Región
- Cliente
- Estado
- Vendedor
A continuación, podrás agregar gráficos, formatos condicionales, segmentadores, entre otros, para lograr reportes profesionales que sorprendan a tus colegas.
Aprende más acerca de Tablas Dinámicas, en el curso de TablasDinámicas en Excel - Dashboards y Análisis de Datos
