[Excel 2016 a 365]
Los gráficos de cascada son herramientas visuales que permiten entender rápidamente cómo las variaciones positivas y negativas afectan los totales, partiendo de una cantidad total inicial y llegando a un total final explicado a través de estas variaciones. Si tienes Excel 2016 o posterior, es muy sencillo crearlas, conociendo su funcionamiento. Y si tienes una versión de Excel anterior, en el próximo artículo te presentaré cómo puedes lograr el mismo efecto.
¿Cuándo es adecuado utilizar un gráfico de cascada?
Algunos usos comunes incluyen el análisis financiero y la variación de inventarios, pero como mencionábamos en un principio, puedes utilizarlas siempre que necesites explicar cuáles son los factores que permiten llegar desde un valor “A”, a un valor “B”.
Por ejemplo, supón que la empresa para la cual trabajas ha aplicado una promoción especial rebajando el precio de un artículo, esperando incrementar su volumen de ventas y ganancias. Como consecuencia de esto, quieres estudiar qué influencia ha tenido la reducción de precio (disminución de ganancias), a favor de un incremento de ventas (aumento de ganancias). En función de qué parámetro haya aportado en mayor medida, tendremos un efecto neto que puede ser positivo o negativo, en función de si se reduce o incrementa el valor total final. Podrás utilizar este gráfico para simular distintos escenarios, en función de las proyecciones de incremento o disminución de las ventas al variar el precio:
En el gráfico anterior, vemos que se ha logrado mejorar los ingresos desde $4500 a $4850 reduciendo los precios (que conllevan a un menor ingreso por unidad), pero en contrapartida vendiendo mayor cantidad de unidades, lo que ha aportado en mayor medida y ha permitido mejorar los resultados.
Pero el anterior puede no ser siempre el caso: si se reducen demasiado los precios, y las expectativas de incremento de volumen de ventas son moderadas o bajas, puede existir un efecto neto de aplicar una determinada promoción, y simulando distintos escenarios con este tipo de gráficos podrás transmitir un mensaje de manera rápida y eficiente.
¿Cómo crear un gráfico de cascada en Excel?
Lo primero que debemos tener en cuenta, es que en este caso la preparación de los datos no será exactamente igual que para otro tipo de gráficos, ya que debemos considerar en este caso su requisito fundamental: expresar los valores a través de cantidades totales (al menos una inicial y una final), y en el medio únicamente variaciones (no totales), que pueden ser positivas o negativas. En particular, el total final se calculará como la suma de la cantidad inicial, más la sumatoria de todas las variaciones.
Veamos un ejemplo un poco más complejo, y cómo se ha calculado el valor de la celda B7:
Ahora, deberás seleccionar todos tus datos, y dirigirte a Insertar > Gráficos > Todos los gráficos > Cascada
Probablemente en un principio te des cuenta que algo anda mal. Presta atención a la barra final:
No representa lo que queremos expresar, ya que las Ventas del Año actual es una cantidad total, y con ello debe partir de cero, y llegar a 6190. Para lograrlo, haz doble click sobre esta barra hasta que las demás se “apaguen”, y haciendo ahora click derecho, selecciona Establecer como total. Deberás hacer lo mismo con el primer valor:
Los totales se marcan de un color especial, que podrás ver indicado en la leyenda del gráfico:
A continuación, puedes modificar los colores de las barras de Aumento y Disminución. Te recomiendo utilizar colores con significado, por ejemplo: verde para los valores que representan algo bueno, y rojo para los que representan un efecto indeseado. Si bien en este caso, los valores positivos serían buenos y los negativos malos, esto no siempre será así. Piensa por ejemplo en una cuenta de gastos: lo bueno sería reducirlo (variación negativa), mientras que lo indeseado sería que se incremente (variación positiva).
Para modificar el color del gráfico, selecciona la leyenda para que se aplique sobre todos los valores del mismo tipo:
Finalmente, aplica formato de números y coloca un título relevante para tu gráfico. También puedes continuar personalizando el formato para dejarlo a tu gusto:
¡No dejes de explorar! Ahora podrás no solamente ver cómo varían tus números, sino también explicarlo a través de los factores que intervienen para apoyar nuevas estrategias de negocio, a través de este diagrama único.
