El Principio de Pareto, también llamado la regla del 80-20 o ley de los pocos vitales, es un principio que ayuda a la priorización de problemas, clientes, costos, ganancias, entre muchos otros. Puede aplicarse en cualquier actividad. Utilizando la estadística, describe el fenómeno que se produce en cualquier población (entendida como el conjunto de actividades, de clientes, de ganancias, costos, etc.), por el cual, una proporción relativamente menor de todos ellos (aproximadamente el 20%), explica el 80% de los resultados (o pérdidas, dependiendo del caso).
Decimos que es un principio de priorización, porque identificar y concentrarnos sobre estos pocos elementos principales, nos permitirá acelerar la obtención de resultados. Si bien no debemos considerar los números en su sentido estricto, en la práctica si se considera una muy buena aproximación de la realidad. Algunos ejemplos son:
- El 20% de la población de un país, que se reparte el 80% de su riqueza
- El 20% de las piezas de un automóvil, que explican el 80% de su costo
- El 20% de los clientes, que explica el 80% de los reclamos recibidos
- El 20% de los clientes, que explica el 80% de las ventas
- Entre muchos otros ejemplos, te animo a que pienses algunos
El objetivo de aplicar el Principio de Pareto, es elaborar un diagrama (llamado, del mismo modo, Diagrama de Pareto), que nos muestre visualmente la importancia ordenada de cada uno de los elementos que forman nuestra población, junto con una curva de peso acumulada que va sumando, elemento tras elemento, qué porcentaje del total aportan:
Podemos ver que la línea, en naranja, suma los porcentajes de aporte de cada elemento, junto con todos los anteriores. Puede que te resulte útil verlo en la siguiente tabla:
El aporte parcial, se calcula como la ganancia del producto de una misma fila, dividido entre la suma de las ganancias totales, y así para cada elemento. El aporte acumulado, se calcula como la suma de porcentaje del elemento de una fila, y de todos los que se encuentran encima de él. De ese modo, el Producto A lleva 37% de porcentaje acumulado, el Producto B 61% (37 + 23 redondeando sus decimales), y así sucesivamente.
Como mencionábamos anteriormente, la “Regla del 80-20” no es tajante. Dependiente de la necesidad del negocio, la estrategia será elegir los primeros elementos (que puede ser desde uno hasta decenas, dependiendo de la cantidad total y su complejidad), pero con el conocimiento de que, concentrándonos en esta porción menor de elementos, obtendremos resultados rápidos.
Te habrás dado cuenta que, para aplicar exitosamente el Principio de Pareto, necesitaremos ordenar previamente los elementos de mayor a menor de acuerdo a su contribución (medida en dólares, horas, o cualquier otra medida de recurso que se puede ganar o consumir). A continuación, deberemos trazar el gráfico e identificar nuestros “pocos vitales”, lo que significa hallar los elementos que me generaría mayores beneficios resolver.
Afortunadamente, Excel nos proporciona una herramienta muy sencilla para lograrlo. Tan solo debes armar tu tabla de valores como la anterior (¡no es necesario que calcules los porcentajes, Excel los obtendrá por ti para elaborar el gráfico!), y seleccionándola, elegir Insertar > Gráficos > Todos los gráficos > Histograma > Pareto.
Si tu versión de Excel es anterior a 2016, no te preocupes. Si bien no tendrás la herramienta rápida para crearlos, puedes llegar al mismo resultado, siguiendo un par de pasos adicionales:
- Crea tu tabla de datos (nombre de los elementos y contribución)
- Ordena sus contribuciones de mayor a menor
- Calcula los porcentajes acumulados con funciones SUMA y divisiones simples
- seleccionándolo, dirígete a Insertar > Gráficos > Todos los gráficos > Combinado > Combinación personalizada.
- Al aporte (en nuestro ejemplo, la Ganancia), asígnale un tipo de gráfico de columnas agrupadas. Al porcentaje de aporte acumulado, un gráfico de tipo líneas, y asígnalo al eje secundario tildando la casilla correspondiente. ¡Y listo!
