La metodolog铆a 5S se origina en Jap贸n debido a la necesidad de organizar los espacios de trabajo para incrementar la productividad. Su nombre deriva de 5 principios que (en japon茅s) inician con la letra S, y que implican los pasos que es necesario implementar para llevarlo a cabo. Si bien estos lineamientos fueron desarrollados para procesos productivos tradicionales, podemos adaptar su filosof铆a para nuestro trabajo en Excel, y disfrutar los mismos beneficios:
- Una mayor productividad
- Un mayor orden y claridad
- Reducci贸n de p茅rdidas de tiempo y energ铆a
- Incrementar la satisfacci贸n con el trabajo realizado
Veamos cu谩les son cada uno de estos pasos, y algunas ideas de c贸mo podr铆amos implementarlos en nuestro trabajo para mejorarlo:
Primera S: Seiri (Clasificaci贸n)
Este primer paso consiste en evaluar cr铆ticamente y clasificar los elementos, separando lo necesario de lo no necesario para su descarte. Puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Mi libro contiene hojas ocultas o visibles que contienen informaci贸n obsoleta o que ya no utilizo? (incrementan tama帽o del archivo)
- ¿Mi libro contiene nombres de rango, validaciones o formatos condicionales que ya no se aplican sobre los datos con los que cuento?
- ¿Existen tablas, tablas din谩micas, gr谩ficos o f贸rmulas obsoletas?
- ¿Existen macros o formularios que ya no se utilizan en el archivo, o que han quedado obsoletos porque la informaci贸n actual los hace incompatibles con la tarea?
El primer paso es clave para el 茅xito de los siguientes, de modo que t贸mate un momento para evaluar si verdaderamente todo lo que existe en tu libro de trabajo es necesario para el resultado que debe entregar, y elimina todo lo que no agregue valor. Suele ocurrir que en libros compartidos o que se actualizan frecuentemente o a lo largo de mucho tiempo se acumule basura (oculta o visible) que dificulte la interpretaci贸n de lo verdaderamente importante, o que disminuya la performance del archivo en general. Todo lo que no sirva para la tarea debe ser criticado para verificar si merece su permanencia.
Segunda S: Seiton (Orden)
Una vez que detectamos y conservamos 煤nicamente lo 煤til, toca ordenarlo. Piensa en lo siguiente, para comenzar:
- ¿Tienes gr谩ficos desordenados, de diferentes tama帽os, mezclados con tablas? ¿Verdaderamente necesitas toda la informaci贸n junta, o ser铆a m谩s sencillo de trabajar si estuviera dividida o agrupada de otro modo?
- ¿El flujo de trabajo es l贸gico, o te encuentras permanentemente yendo y viniendo entre f贸rmulas y tablas entrelazadas? Puede que haya oportunidad de “desenredar” este hilo, encamin谩ndonos a un proceso secuencial o no “ida y vuelta”, famosos por generar confusi贸n, errores, y p茅rdidas de tiempo
- ¿Tu libro tiene encabezados que te permitan encontrar r谩pidamente cada una de las informaciones?
- ¿Los nombres de las hojas son relevantes y apropiados para entender lo que contienen?
- ¿Tus tablas, gr谩ficos y tablas din谩micas tienen nombres apropiados y entendibles?
- ¿Las macros de tu libro se encuentran ordenadas dentro de m贸dulos? Piensa en los m贸dulos como cajones que almacenan procedimientos, y agrupa las macros por etapa, secuencia o tipo de proceso que realizan (creaci贸n, actualizaci贸n, exportaci贸n, c谩lculo, formato, etc.)
Un error frecuente en esta etapa es que confundamos “ordenar” con “compactar”: ordenar no es que todo se acomode como si fuera un Tetris (aunque bien en algunos casos puede ser v谩lido), sino en lograr que “cada cosa quede en su lugar”. Una forma de identificar los lugares para cada cosa es etiquetando, y Excel nos proporciona todo tipo de herramientas para colocar nombres, o incluso puedes escribirlos en tu hoja con formato de fuente apropiado.
Ponte el objetivo de hallar lo que necesitas en cualquier momento y de la manera m谩s r谩pida posible, y piensa en qu茅 te resultar铆a 煤til:
- Un flujo l贸gico, secuencial, ordenado
- Distribuir tablas y gr谩ficos en varias hojas (puedes pensarlas como categor铆as)
- Condensar la informaci贸n en una o pocas hojas
- Generar jerarqu铆as: creando y agrupando categor铆as que entran unas dentro de otras
No todo aplicar谩 en los mismos casos, pero siendo Excel un lienzo en blanco es una oportunidad para que dise帽es t煤 el proceso que mejor se ajuste a tus necesidades.
Imagen: https://acmplean.com/
Puede que reci茅n vayamos por la segunda S (a煤n quedan tres m谩s), pero como el 茅xito de la implementaci贸n de este programa depende de la aplicaci贸n rigurosa de cada paso previo, te dejar茅 reflexionar y poner manos a la obra sobre lo que ya hemos hablado. Continuaremos la pr贸xima entrega!
