En varias oportunidades, la culminación de un proceso de análisis de datos en Excel, es la presentación de los resultados obtenidos a través de gráficos que resuman la información con la que se ha trabajado. Y en muchas otras situaciones, mejor aún si eres capaz de crear presentaciones efectivas con estos datos. En estos casos, compartir archivos de Excel puede no ser la mejor opción, debido a que nuestros destinatarios pueden perderse entre la información disponible.
Ya conoces los gráficos de Excel, y probablemente sepas que Office pone a nuestra disposición una aplicación específica para crear atractivas presentaciones, como es PowerPoint. Lo que probablemente no sepas, es que utilizando tus conocimientos en ambas herramientas, puedes hacerlas trabajar en conjunto para crear y personalizar gráficos en PowerPoint utilizando Excel, y de esa manera ser capaz de adaptar estilos y disponer de los datos para realizar cambios, dándote la flexibilidad que necesitas para lograr las presentaciones más atractivas.
Esto supone una gran ventaja, ya que no dependerás de copiar gráficos como imágenes estáticas, ni olvidarás dónde se encontraba el origen de los datos del gráfico de PowerPoint que necesitas mejorar. Veamos en qué consiste la herramienta.
El proceso de creación del gráfico inicia en PowerPoint, dentro de la pestaña Insertar > Ilustraciones > Gráfico
Esto desplegará la ventana Insertar Gráfico, donde podrás elegir el tipo de gráfico que deseas insertar en tu diapositiva de PowerPoint. Supongamos que deseas crear un gráfico de anillo, para representar la distribución de un conjunto de datos:
Esto creará en tu diapositiva el gráfico seleccionado, con un conjunto de datos predeterminados que luego podremos editar, y también abrirá una ventana de Excel dedicada a este gráfico. No se trata en sí de la aplicación completa de Excel, sino de un entorno simplificado, donde podremos volcar nuestros datos de la forma que estamos acostumbrados, y todos los cambios se verán reflejados de inmediato en nuestra diapositiva. Supongamos que deseamos representar en nuestro gráfico las 5 marcas de automóviles más valiosas del mundo:
Marca | Valor de la marca (millones de dólares) |
Toyota | 51595 |
Mercedes-Benz | 49268 |
BMW | 39756 |
Honda | 21694 |
Tesla | 12785 |
Tan solo deberemos pegar nuestros datos en la ventana de Excel que se ha abierto al insertar los datos:
Una vez estés satisfecho/a, puedes cerrar la ventana de Excel, y concentrarte en el diseño de tu presentación. Sin embargo, la edición de datos siempre estará disponible cuando selecciones tu gráfico, y la pestaña Diseño de gráfico, selecciones Modificar datos (puedes elegir en el desplegable si prefieres trabajar en la ventana resumida de Excel o en el entorno tradicional de la aplicación).
El siguiente paso, será personalizar el gráfico que hemos creado para adaptarlo al estilo de nuestra presentación. Aquí disponemos de todas las herramientas que ya conocemos de Excel, a las cuales accedemos también a través de Diseño de gráfico:
- Puedes agregar elementos a tu gráfico, como títulos, leyendas, etiquetas, y demás (en función de las opciones disponibles según el gráfico escogido):
- Las herramientas de Diseño rápido, nos permiten utilizar alguna de las plantillas de elementos de nuestros gráficos (entre las que tenemos leyendas, etiquetas de datos, y distintas distribuciones para todas ellas).
- Cambiar colores nos permitirá seleccionar las paletas disponibles de estilos predeterminados (suele ser una buena idea utilizar colores de acuerdo a sus significados o al esquema de colores de una marca o empresa), procurando que se mantenga la interpretabilidad en todo momento.
- También, puedes optar por los distintos estilos de diseño disponibles, que aportan una importante distinción a nivel estético de nuestros gráficos:
¡Todas las opciones son personalizables! Por más que estas herramientas nos permiten ahorrar mucho tiempo, puedes editar cada uno de los elementos individualmente para que su estilo se adapte al tuyo.
¿Sabes qué? ¡Me he dado cuenta que un gráfico de anillo no es apropiado para los datos que deseo mostrar! Uno de barras o columnas sería mejor en estos casos, ¿debería empezar el diseño de cero nuevamente? Por supuesto que no: en la opción Cambiar tipo de gráfico podrás escoger nuevamente entre todas las opciones disponibles:
El siguiente paso, es experimentar con todas las opciones disponibles. De esa forma, la próxima ocasión que requieras elaborar un gráfico para presentar en PowerPoint, dominarás cada herramienta disponible para destacar tu trabajo.
